Sådan passer vi på dine kunders data
Når du bruger TraqField, behandler vi personoplysninger om dine kunder og medarbejdere på dine vegne. Her kan du se, hvor de ligger, hvem der behandler dem, og hvordan vi beskytter dem. Siden beskriver, hvordan vi arbejder i dag, ikke hvad vi planlægger.
Roller og ansvar
Du er dataansvarlig for de oplysninger, du lægger i TraqField: dine kunder, opgaver, fakturaer og medarbejdere. TraqField, Inc. i Pasadena, Californien, USA, er databehandler. Vi behandler kun oplysningerne for at levere tjenesten til dig og efter din instruks.
Vi bruger ikke dine data til egne formål, sælger dem aldrig og deler dem ikke til markedsføring.
Som dansk kunde skal du have en databehandleraftale med os. Den bygger på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, og du får den ved at skrive til [email protected].
Hvor dine data opbevares
TraqField kører på servere, som vi selv ejer og driver, i Pasadena, Californien, USA. Sikkerhedskopier opbevares også i USA, hos Cloudflare R2 og Wasabi. Vi har ikke datacentre i EU i dag.
USA er et land uden for EU. Overførslen sker derfor på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for overførsel til tredjelande (2021/914, modul 2), som indgår i databehandleraftalen.
Underdatabehandlere
Vi bruger disse leverandører til dele af tjenesten. Hver af dem får kun de oplysninger, der er nødvendige for deres opgave. Vi giver dig besked mindst 30 dage før, vi tilføjer eller skifter en underdatabehandler, så du kan gøre indsigelse.
| Leverandør | Formål | Land |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Netværk, DNS og beskyttelse foran tjenesten; lagring af filer, billeder og sikkerhedskopier (R2) | USA |
| Wasabi Technologies LLC | Ekstra kopi af sikkerhedskopierne | USA |
| OpenAI, L.L.C. | Transskription af tale og AI-telefonsvarerens samtale | USA |
| Anthropic, PBC | AI-assistenten og AI-udkast til fakturaer | USA |
| ElevenLabs | Stemme til AI-telefonsvareren (tekst til tale) | USA |
| Twilio Inc. | Telefoni og SMS | USA |
| Resend, Inc. | Afsendelse af e-mail | USA |
| Stripe | Online betaling af fakturaer og abonnement | Irland / USA |
| Google LLC | Adressesøgning, kort og push-beskeder til Android | USA |
| Apple Inc. | Push-beskeder til iPhone | USA |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Fejlsporing (tekniske fejldata) | USA |
e-conomic er ikke vores underdatabehandler. Du forbinder selv din e-conomic-aftale, og vi sender kun data dertil, når du har slået det til.
Adskillelse og kryptering
Hver kunde har sin egen database og sit eget isolerede miljø. Dine data ligger ikke i samme database som andre virksomheders.
Al trafik til og fra TraqField er krypteret med TLS. Logins til integrationer, chatbeskeder og billeder fra opgaver krypteres desuden i applikationen med AES-256-GCM. Adgangskoder gemmes kun som saltede hashes. Du kan slå totrinsbekræftelse til, og virksomheder kan logge ind med SSO.
Sikkerhedskopiering
Hver kundes database sikkerhedskopieres dagligt, og ændringer logges løbende, så databasen kan gendannes til et vilkårligt tidspunkt inden for de seneste 30 dage.
Kopierne ligger i Cloudflare R2, og hver dag laves en ekstra kopi hos Wasabi, så en fejl hos én leverandør ikke rammer begge.
Ændringer og drift
Alle ændringer i TraqField går gennem en pull request. Før en ændring kan flettes, kører automatiske tests og sikkerhedsscanninger af koden, af de biblioteker vi bruger, og efter lækkede nøgler (Semgrep, OSV-Scanner og Gitleaks).
Udrulning sker fra Git med ArgoCD, så det, der kører i drift, altid svarer til en bestemt version i Git. En ny version kan afprøves på én kunde, før den rulles ud til alle, og den kan rulles tilbage.
Oppetiden overvåges løbende. Den aktuelle status kan ses på status.traqfield.com.
Adgang til dine data
Adgang til produktionsmiljøet er begrænset til de teknikere, der driver tjenesten, og sker kun gennem Cloudflare Zero Trust og en særlig adgangsserver. Nøgler og adgangskoder til systemerne opbevares i en central hemmelighedsboks (Infisical), aldrig i koden.
Vi ser kun på dine data, når det er nødvendigt for at drive tjenesten, eller når du beder os om hjælp.
Dine kunders rettigheder
Du kan eksportere kunder, opgaver og fakturaer som CSV direkte i TraqField, f.eks. når en kunde beder om indsigt eller vil have sine data med.
Har en af dine kunder bedt om at blive slettet, og kan du ikke selv slette oplysningerne i systemet, så skriv til [email protected], så sletter vi dem.
Når dit abonnement ophører, kan du få dine data udleveret som CSV, og vi sletter dem på din anmodning. Kopier i sikkerhedskopierne slettes ikke med det samme.
Brud på datasikkerheden
Opdager vi et brud på sikkerheden, der rammer dine data, giver vi dig besked uden unødigt ophold, så du kan anmelde det til Datatilsynet inden for 72 timer. Beskeden fortæller, hvad der er sket, hvilke oplysninger der er berørt, og hvad vi gør ved det.
Har du mistanke om et sikkerhedsproblem, så skriv til [email protected].
AI-telefonsvareren
Opkald til danske kunder optages ikke. Det, der bliver sagt, transskriberes, så AI-telefonsvareren kan svare og booke tider, og transskriptionen gemmes i TraqField hos dig.
Kontakt
Spørgsmål om databeskyttelse, ønske om databehandleraftalen eller en anmodning fra en registreret: [email protected].
TraqField, Inc., Pasadena, Californien, USA. Vores privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler oplysninger om dig som besøgende og kunde hos os.